Интеграция 1С, сайта и CRM для обработки B2B-заказов оптовой компании

Оптовая компания принимала заказы через корпоративный сайт, электронную почту и менеджеров. Сайт, CRM и 1С работали отдельно: данные о клиентах и заказах сотрудники переносили вручную, остатки обновлялись по расписанию, а статусы отгрузки не возвращались в личный кабинет.

Из-за разрозненного контура менеджеры тратили время на повторный ввод информации, а клиенты могли оформить заказ на товар, которого уже не было на складе.

Компания обратилась в «Дока ИТ» для интеграции 1С с сайтом и CRM и автоматизации обработки заказов.

Исходные данные

В интеграционный контур входили:

• корпоративный сайт с личным кабинетом;
• CRM;
• 1С;
• складской учёт;
• сервис электронной почты;
• система уведомлений.

Проблемы до интеграции

Заказ, оформленный через сайт, создавался в CRM, но не передавался в 1С автоматически.

Менеджер вручную:

1. проверял карточку клиента;
2. уточнял договор и юридическое лицо;
3. создавал заказ в 1С;
4. переносил товарные позиции;
5. повторно проверял цены и остатки;
6. возвращал номер заказа в CRM;
7. сообщал клиенту статус по электронной почте.

Средняя обработка одного заказа занимала 28 минут.

При 650–720 заказах с сайта в месяц ручной перенос создавал значительную нагрузку на отдел продаж.

Основные проблемы:

• цены на сайте обновлялись один раз в сутки;
• остатки передавались каждые четыре часа;
• заказы повторно вводились в 1С;
• в CRM и 1С создавались дубли контрагентов;
• статусы оплаты и отгрузки не возвращались на сайт;
• менеджеры вручную отправляли клиентам документы;
• ошибки интеграции не фиксировались в едином журнале.

За три месяца компания зарегистрировала:

• 47 заказов с неактуальными остатками;
• 32 расхождения в ценах;
• 21 дубль контрагента;
• 16 заказов с ошибками в товарных позициях;
• 11 задержек обработки более одного рабочего дня.

Что требовалось автоматизировать

Основной задачей стала не просто передача заказа с сайта в 1С, а создание единого процесса:

сайт → CRM → 1С → склад → документы → личный кабинет клиента.

В рамках интеграции требовалось передавать:

• товары и характеристики;
• цены;
• складские остатки;
• данные контрагентов;
• договоры;
• заказы;
• статусы оплаты;
• статусы сборки и отгрузки;
• счета и закрывающие документы.

Дополнительно нужно было учитывать два юридических лица, три склада и персональные цены B2B-клиентов.

Что сделали

Провели аудит текущего обмена

Команда изучила структуру данных в 1С, CRM и на сайте, проверила карточки клиентов, правила ценообразования и существующие механизмы обмена.

Были выявлены три основные причины ошибок:

• системы использовали разные идентификаторы клиентов и товаров;
• отсутствовали единые правила обновления данных;
• интеграция не контролировала дубли и неполные заказы.

До начала разработки была подготовлена карта данных: для каждого объекта зафиксировали источник, получателя, периодичность передачи и правила обработки ошибок.

Настроили передачу цен и остатков

Остатки стали обновляться каждые 15 минут вместо четырёх часов.

Для сайта передавались:

• доступный остаток;
• резерв;
• ожидаемое поступление;
• доступность по каждому складу.

Цены рассчитывались в 1С с учётом:

• типа клиента;
• договора;
• объёма заказа;
• персональных условий;
• выбранного юридического лица.

После авторизации клиент видел в личном кабинете свою цену, а не общую стоимость из каталога.

Автоматизировали создание заказов

После оформления заказа на сайте система:

1. проверяла клиента по ИНН и внутреннему идентификатору;
2. находила или создавала сделку в CRM;
3. передавала заказ в 1С;
4. проверяла цены и остатки;
5. резервировала товар;
6. возвращала номер заказа;
7. отображала статус в личном кабинете.

При расхождении данных заказ не терялся. Он переходил в очередь ручной проверки с указанием конкретной причины ошибки.

Устранили дубли контрагентов

Для сопоставления клиентов использовали несколько параметров:

• ИНН;
• КПП;
• идентификатор контрагента;
• договор;
• юридическое лицо;
• контактные данные.

До интеграции около 4% новых заказов приводили к созданию дубля или требовали ручной проверки клиента. После запуска показатель снизился до 0,3%.

Вернули статусы и документы на сайт

Из 1С в CRM и личный кабинет начали передаваться статусы:

• заказ принят;
• подтверждён;
• ожидает оплаты;
• оплачен;
• передан на склад;
• готов к отгрузке;
• отгружен.

Клиент получил возможность самостоятельно скачать:

• счёт;
• спецификацию;
• товарную накладную;
• универсальный передаточный документ.

Менеджерам больше не требовалось вручную отправлять документы по большинству стандартных заказов.

Настроили контроль интеграции

Для обмена создали единый журнал, в котором фиксировались:

• время передачи;
• объект обмена;
• источник и получатель;
• результат;
• текст ошибки;
• количество повторных попыток.

Критичные ошибки автоматически направлялись ответственным специалистам.

Если одна запись содержала некорректные данные, она больше не останавливала передачу остальных заказов.

Результаты

Через два месяца после запуска интеграции компания зафиксировала следующие изменения.

Среднее время обработки заказа сократилось на 21 минуту.

При объёме около 700 заказов с сайта это высвободило примерно 245 рабочих часов отдела продаж в месяц.

Доля заказов, которые проходили без ручного переноса данных, достигла 92%.

Что получил бизнес

После интеграции 1С, сайта и CRM компания получила единый процесс обработки заказов:

• цены и остатки обновляются автоматически;
• клиент видит персональные условия;
• заказ создаётся в CRM и 1С без повторного ввода;
• товар резервируется после проверки;
• статусы возвращаются в личный кабинет;
• документы доступны клиенту на сайте;
• ошибки фиксируются в едином журнале;
• менеджеры подключаются только к нестандартным ситуациям.

Отдел продаж перестал тратить основное время на перенос данных и смог сосредоточиться на согласовании условий, развитии клиентов и увеличении объёма заказов.

Когда нужна интеграция 1С с сайтом и CRM

Интеграция необходима, если:

• менеджеры вручную переносят заказы с сайта в 1С;
• цены и остатки в системах расходятся;
• в CRM и 1С создаются дубли клиентов;
• клиент не видит статус заказа;
• документы отправляются вручную;
• ошибки обмена обнаруживаются с задержкой;
• компания использует несколько складов или юридических лиц;
• действующий обмен не учитывает B2B-условия.

Перед разработкой интеграции важно описать не только технический обмен, но и весь путь заказа: от авторизации клиента до оплаты и отгрузки.

Планируете интеграцию 1С, сайта и CRM?

«Дока ИТ» разрабатывает интеграции 1С с сайтами, B2B-порталами, личными кабинетами и CRM-системами.

Перед запуском команда проводит обследование процессов, формирует карту данных и определяет правила обработки ошибок.

Оставьте заявку — подготовим схему интеграционного контура и определим, какие операции можно автоматизировать в первую очередь.