Автоматизированная система генерации и рассылки сертификатов для образовательного проекта

Информационная система

В рамках проекта была разработана веб-система с личным кабинетом и ролевым доступом для администраторов и преподавателей.

В состав решения вошли:

• личный кабинет администратора и преподавателя;

• централизованная база студентов;

• хранение истории обучения и статусов прохождения курсов;

• механизм проверки условий выдачи сертификата;

• генератор персонализированных сертификатов;

• интеграция с сервисом email-рассылок SendPulse;

• архив отправленных сертификатов;

• журнал рассылок и действий пользователей.

Система объединила данные об обучении, правила проверки результатов и массовую отправку сертификатов в едином веб-интерфейсе.

Задачи

Заказчику требовалось исключить ручную обработку данных после завершения онлайн-курсов. До внедрения системы проверка результатов, подготовка сертификатов и отправка писем занимали много времени и зависели от внимательности сотрудников.

Перед Дока ИТ стояли задачи:

• разработать веб-интерфейс для управления студентами, курсами и сертификатами;

• настроить ролевой доступ для администратора и преподавателя;

• создать централизованную базу студентов;

• обеспечить хранение истории обучения и статусов;

• реализовать автоматическую проверку критериев выдачи сертификата;

• учитывать прогресс, оценки, завершение тестов и время присутствия на онлайн-уроках;

• настроить генерацию персонализированных сертификатов;

• реализовать массовую и отложенную отправку сертификатов по электронной почте;

• сформировать архив отправленных документов и журнал рассылок.

Ключевым условием было создать систему, которая не просто формирует документы, а автоматически определяет право студента на получение сертификата на основе данных обучения.

Реализация

На первом этапе специалисты Дока ИТ проанализировали процесс выдачи сертификатов: какие данные используются для проверки, какие условия должен выполнить студент и какие действия выполняли сотрудники вручную.

После анализа была спроектирована логика системы. Для администраторов и преподавателей разработан личный кабинет с разграничением прав доступа. Администратор получил возможность управлять настройками, базой студентов, курсами и рассылками, преподаватель — работать с результатами обучения и статусами студентов в рамках своей зоны ответственности.

Далее команда реализовала централизованную базу студентов. В ней хранятся данные обучающихся, история прохождения курсов, статусы, результаты тестов и параметры, необходимые для принятия решения о выдаче сертификата.

Отдельным блоком был разработан механизм проверки критериев. Система анализирует прогресс по курсу, оценки, завершение тестов и время присутствия на онлайн-занятиях. Если студент выполнил заданные условия, система автоматически переводит его в список на выпуск сертификата.

После этого Дока ИТ реализовала генерацию персонализированных сертификатов. Документ формируется динамически: в шаблон подставляются данные студента, название курса и другие необходимые параметры. Сертификат может быть сформирован в формате PDF или изображения.

На финальном этапе была настроена интеграция с сервисом email-рассылок SendPulse. Это позволило отправлять сертификаты массово, планировать отложенные рассылки и фиксировать историю отправок в журнале системы.

Результат

Дока ИТ разработала систему, которая полностью автоматизировала процесс выдачи сертификатов по итогам онлайн-обучения.

По итогам проекта заказчик получил:

• единый веб-интерфейс для управления студентами, курсами и сертификатами;

• ролевой доступ для администратора и преподавателя;

• централизованную базу студентов с историей обучения;

• автоматическую проверку условий выдачи сертификата;

• формирование персонализированных сертификатов без ручной подготовки;

• массовую и отложенную рассылку через SendPulse;

• архив отправленных сертификатов;

• журнал рассылок и контроль статусов отправки;

• сокращение времени обработки с нескольких часов до нескольких минут;

• снижение риска ошибок при формировании и отправке документов.

Проект позволил перевести выдачу сертификатов из ручного процесса в управляемый автоматизированный контур. Сотрудники получили инструмент, который самостоятельно проверяет выполнение условий обучения, формирует сертификаты и отправляет их студентам, сохраняя историю всех действий в системе.