Система управления юридическими проектами международного класса «Expert»

Информационная система

Система «Expert» была спроектирована как комплексная корпоративная платформа для управления юридическими проектами и связанными бизнес-процессами.

В состав решения вошли:

• модуль пользователей и прав доступа;

• двухфакторная аутентификация;

• история трудоустройства, карьерного движения и увольнений;

• логирование действий пользователей;

• управление изменениями через эффективные даты;

• модуль клиентов и контрагентов;

• интеграция с DaData;

• двусторонняя интеграция с 1С;

• модуль юридических проектов и подпроектов;

• более 400 активных атрибутов проектов;

• система проверки конфликтных проектов;

• модуль учета времени и таймшитов;

• модуль дополнительных расходов;

• биллинг в 6 валютах и 12 типах счетов;

• учет дебиторской и кредиторской задолженности;

• модуль аналитики;

• более 40 настраиваемых дашбордов.

Система объединила операционное управление, финансовый учет, контроль выработки, клиентскую базу и проектную аналитику в одном цифровом пространстве.

Задачи

Заказчику требовалось создать систему, которая могла бы заменить разрозненные инструменты управления юридическими проектами и закрыть потребность бизнеса в полноценной ERP.

Перед Дока ИТ стояли задачи:

• автоматизировать управление юридическими проектами и подпроектами;

• создать гибкую систему карточек проектов с большим количеством атрибутов;

• обеспечить управление клиентами и контрагентами;

• реализовать KYC-процессы;

• настроить разграничение прав доступа;

• внедрить двухфакторную аутентификацию;

• обеспечить логирование действий пользователей;

• реализовать учет времени сотрудников по проектам;

• настроить план-фактный контроль ежедневной работы;

• учитывать больничные, отпуска и рабочую нагрузку;

• автоматизировать учет дополнительных расходов;

• реализовать биллинг по проектам в разных валютах;

• обеспечить учет задолженностей и авансирования;

• настроить интеграции с DaData и 1С;

• создать аналитические отчеты и дашборды для руководства.

Ключевая сложность проекта заключалась в масштабе системы: она должна была поддерживать сложные юридические процессы, финансовые расчеты, проектную аналитику и гибкую модель прав доступа.

Реализация

После анализа была спроектирована модульная архитектура системы. Такой подход позволил разделить сложную платформу на функциональные блоки и поэтапно развивать каждый из них.

Одним из ключевых блоков стал модуль пользователей. В нем были реализованы двухфакторная аутентификация, распределение прав доступа, история кадровых изменений, логирование действий и возможность вносить изменения с применением к прошлым или будущим датам.

Для работы с клиентами и контрагентами был создан отдельный модуль карточек. Он был интегрирован с DaData для автоматизации заполнения данных и с 1С для обмена информацией между управленческим и учетным контуром.

Центральным элементом системы стал модуль проектов. Он позволил вести разнотипные юридические проекты и подпроекты, работать с большим количеством атрибутов, хранить связанные табличные данные, анализировать финансовые показатели и проверять потенциальные конфликты проектов.

Отдельно был реализован модуль учета времени. Система позволила вести таймшиты по проектам, контролировать план-фактную занятость сотрудников, учитывать больничные и отпуска, а также рассчитывать стоимость и себестоимость часа работы.

Для финансового контура были разработаны модули дополнительных расходов и биллинга. Система поддерживает расчеты по проектам в 6 валютах и 12 типах счетов, учитывает дебиторскую и кредиторскую задолженность, авансирование и обмен данными с 1С.

На финальном этапе были реализованы аналитические инструменты и дашборды. Пользователи получили возможность отслеживать финансовые показатели проектов, клиентов, сотрудников и подразделений через настраиваемые панели.

Результат

Дока ИТ создала стабильную систему управления юридическими проектами, которая закрыла ключевую потребность бизнеса в ERP.

По итогам проекта заказчик получил:

• единую систему управления юридическими проектами;

• централизованную работу с клиентами и контрагентами;

• автоматизацию KYC-процессов;

• гибкое управление правами доступа;

• двухфакторную аутентификацию;

• логирование действий пользователей;

• карточки проектов и подпроектов с расширенной структурой данных;

• систему проверки конфликтных проектов;

• учет времени сотрудников по проектам;

• контроль стоимости и себестоимости часа работы;

• учет дополнительных расходов;

• биллинг в 6 валютах и 12 типах счетов;

• учет дебиторской и кредиторской задолженности;

• интеграцию с DaData и 1С;

• аналитику по проектам, клиентам, сотрудникам и подразделениям;

• более 40 настраиваемых дашбордов.

Проект был завершен на стадии 90% готовности относительно первоначального технического задания. В ходе разработки бизнес-процессы заказчика изменились, поэтому было принято решение ограничить функциональность модуля финансовой аналитики и выводить часть данных в стороннюю учетную систему.

Система «Expert» стала для заказчика рабочим инструментом для управления юридическими проектами, финансами, клиентами и внутренними процессами в едином цифровом контуре.